Maak kennis met de activiteitencommissie
De Activiteitencommissie is verantwoordelijk voor leuke en ontspannende clubactiviteiten.
Nicolien Onos
Vragen, ideeën of suggesties? Wij horen graag van je!
Wat doet de activiteitencommissie?
De Activiteitencommissie ondersteunt leden bij het organiseren van leuke en ontspannende clubactiviteiten. Er zijn verschillende leidraden (zie onderaan Activiteiten-pagina) opgesteld met praktische tips en spelregels.
Soms organiseert de commissie zelf activiteiten, maar het is juist de bedoeling dat leden ook hun eigen ritten en uitstapjes opzetten. We helpen daarbij graag: met advies, begeleiding en meedenken waar nodig.
Soorten activiteiten
Ritten en dagactiviteiten
De meeste evenementen zijn ritten met een passend uitstapje, zoals een bezoek aan een museum, kasteel of bijzondere locatie. Alles mag, zolang het bijdraagt aan gezelligheid en het delen van onze passie voor klassieke Volvo’s.
Jubilea & promotie
Bij speciale gelegenheden, zoals een clubjubileum, organiseert de commissie vaak iets bijzonders. Via vertegenwoordiging op grote oldtimerevenementen en -beursen tonen we dat de Katterug leeft en hopen we nieuwe leden te verwelkomen.
"Het Weekend"
Eén keer per jaar organiseren enkele leden “Het Weekend” – een meerdaags evenement van vrijdag tot en met zondag, inclusief overnachtingen, maaltijden en gezamenlijke activiteiten.
Buitenlandreizen
Grote buitenlandreizen worden niet door de commissie zelf georganiseerd, maar de plannen worden altijd afgestemd met het bestuur. Daarvoor is een aparte handleiding beschikbaar, zodat alles goed voorbereid en veilig verloopt.
Eindejaarsafsluiting
Aan het einde van het jaar organiseert de commissie een gezellige eindejaarsactiviteit met diner of buffet. Meestal centraal in het land, zodat iedereen gemakkelijk kan komen. De sfeer is informeel, het programma simpel en de avond eindigt op tijd.
Kalender & prikbord
De commissie stelt elk laatste kwartaal de activiteitenkalender voor het nieuwe jaar op, deze verschijnt in het clubblad en op de website. Ook beheert de commissie het prikbord in het clubblad met tips voor interessante oldtimeractiviteiten in binnen- en buitenland.
Tip: organiseer activiteiten met andere leden of bekenden uit de regio. Makkelijker èn gezelliger!
Taken
- Leveren van een jaarplanning van alle verenigingsactiviteiten in overleg met het verantwoordelijk lid van het bestuur en de daarvoor benaderde coördinatoren van andere teams en de voor een specifieke activiteit aangezochte leden.
- De jaarplanning van het daarop volgende jaar dient voor het einde van het huidige kalenderjaar afgestemd te zijn met de voor de activiteiten verantwoordelijken en afgestemd te zijn met het verantwoordelijk Bestuurslid. In de laatste editie van het Clubblad van dat jaar wordt de Evenementenkalender van het volgende jaar gepresenteerd.
- De teamcoördinator onderhoudt contact met het verantwoordelijk Bestuurslid aangaande voortgang en uitvoering van de activiteiten.
- Het team is per definitie niet zelf uitvoerend bij de activiteiten maar zal andere teams en/of actieve leden inschakelen bij het uitvoeren van de activiteiten.
- Budgetgrenzen aangeven bij het realiseren van activiteiten.
Verantwoordelijkheden
- Het team “Activiteiten” benoemt uit haar midden de teamcoördinator.
- De teamcoördinator zal op regelmatige, door het verantwoordelijke bestuurslid aan te geven, basis rapporteren over de voortgang van de activiteiten.
- Binnen het team zal door de coördinator afgestemd worden wie welke activiteit zal bewaken. Dit kan in voorkomend geval ook een lid van het bestuur zijn. Dit laatste in samenspraak met de coördinator.
- Het team is verantwoordelijk dat de activiteiten zelf, of door een lid (of leden), worden uitgevoerd volgens de door het team “Activiteiten” aangegeven kaders. De uitvoering zal tijdens de voorbereiding worden getoetst door het team.
- De coördinator is eindverantwoordelijk om binnen de gegeven budgetgrenzen te blijven. Hiervoor wordt per activiteit afgestemd met het verantwoordelijk bestuurslid wat de budgetruimte is. Budgettair zal een activiteit binnen het mandaat moeten blijven. Is dit, om wat voor reden, onmogelijk dan zal met het verantwoordelijke bestuurslid contact worden opgenomen om te bekijken of het bestuur een ruimer budget ter beschikking stelt of dat aan de betrokken deelnemers een extra bijdrage zal worden gevraagd. Een laatste mogelijkheid is om de activiteit minder uitgebreid uit te voeren. Dit in overleg met de organisator(en).
- Tussentijdse wijzigingen van de kalender in het lopende kalenderjaar kunnen alleen worden gehonoreerd indien hiervoor een verzoek wordt gedaan door het bestuur met de reden hiervoor. Rechtstreekse verzoeken aan het team “Activiteiten” door anderen zullen niet in behandeling worden genomen.
Bevoegdheden
- Het team stelt zelfstandig de planning van de jaarkalender voor activiteiten op in samenspraak met alle belanghebbenden, zoals bestuur en overige teams. De definitieve toetsing daarvan vindt plaats tussen coördinator en het verantwoordelijke Bestuurslid.
- Indien tijdens een toets van een te realiseren activiteit geconstateerd wordt dat deze niet aan de eisen van het team voldoet, zal deze activiteit direct worden ondersteund of in het ergste geval door het team worden stopgezet. Een alternatief zal dan worden gezocht om toch de activiteit voor de leden onverstoord doorgang te laten vinden. Het verantwoordelijke Bestuurslid zal van deze acties onverwijld worden ingelicht.
- Communicatie naar alle Clubleden vindt plaats door middel van Website, Nieuwsbrief en/of Clubblad.
Activiteitenoverzicht
Komende activiteiten als ritten, technische dagen en beurzen vind je in het activiteitenoverzicht. Activiteit gemist? Bekijk de foto's in het foto-overzicht.